Personal Data Policy

Your privacy is important to us, AXA AFFIN General Insurance Berhad and AXA AFFIN Life Insurance Berhad ("AXA AFFIN"), and we are committed to ensure that your personal data under our care is safe and secured. The following paragraphs will provide you with a better understanding of how we collect, process, use, retain, secure, endeavour to maintain accuracy and how you could access your personal data.

Collection of Personal Data

In order to process the purchase of an insurance policy and to perform policy services, it is necessary for you to provide us with obligatory personal data, such as your name, identification number, birth date, address, phone number, information on your health or medical condition, financial, familial and non-familial information etc. Your personal data is captured in the application form and other relevant forms as and when you transact or when you require changes or amendments to your personal details. Your personal data once provided by you would be input into our information system for processing, safe keeping and for the performance of our obligations in relation to your policy.

Processing and Use of Personal Data

We process your personal data for the following purposes:
1. for the performance of contracts between AXA AFFIN and you;
2. for the performance of our functions;
3. for the performance of our due diligence process to conduct background checks to validate and confirm the information provided by you;
4. for compliance with all applicable laws, rules, regulations, guidelines and/or other legal or regulatory requirements, as well as requirements of the government, law enforcement agencies, and any authorities to whom we are subject to, or any orders of the Court;
5. for litigating, defending or responding accordingly to an actual or potential lawsuit or queries involving regulatory and non-regulatory bodies;
6. for generally protecting our rights and property as well as ensuring the technical competence and functioning of our systems;
7. to monitor and detect any fraudulent activities in the insurance industry;
8. for marketing (including direct marketing) of insurance products;
9. to conduct market research, understand and analyse customer behaviour, location, preferences and demographics for us to offer you other products and services as well as carry out special offers and marketing programmes which may be relevant to your preferences and profile; and
10. any other purposes which are related to the aforesaid.
All personal data requested by us is obligatory unless stated otherwise. If you do not provide us with such information, we may not be able to provide you with insurance coverage or to respond to any claims.

Disclosure of Personal Data

We may disclose your personal data for the abovementioned purposes to the following parties (including those within and outside Malaysia):
1. our associated and related companies and affiliates ("AXA Group");
2. any agents, service providers, contractors or third parties who provide any services to the companies within the AXA Group;
3. any person who has a duty of confidentiality to us; for example, external auditors, medical practitioners, trustees, insurance companies, and actuaries;
4. government agencies, statutory bodies, and other authorities;
5. our business partners and strategic alliances;
6. our assignees or potential assignees, acquirers or potential acquirers and successors-in-title; and
7. any other parties, in respect of whom you have consented to the disclosure of your personal data.

Access and Change requests

We take all reasonable steps to ensure that the personal data provided by you or your authorised party is accurate, complete, not misleading and kept up-to-date consistent with the purpose for which the personal data was collected and further processed.
Please contact us or request to speak to our Privacy Officer at 03-2170 8282 for AXA AFFIN GENERAL INSURANCE BHD or 1 300 88 1616 for AXA AFFIN LIFE INSURANCE BHD if you would like to access to or amend or correct your personal data that is inaccurate, incomplete, misleading or not-up-to-date. You could also fax or email us by using the details stated below. We will use reasonable efforts to accommodate the access and make the changes as soon as practically possible. A fee may be charged for this purpose. We may request verification of your identity before allowing such access or making such changes and any other details to help us address your request or concerns appropriately.

Retention

We will not retain your personal data longer than is necessary for the fulfilment of the original purpose for which it was collected. We will take all reasonable steps to ensure that your personal data is destroyed or permanently deleted if no longer required unless such retention is necessary for our operational, audit, legal, regulatory, tax or accounting purposes.

New Product and Services

As part of our continuous efforts to promote awareness and greater understanding on our new products and services for your benefit, we will from time to time contact or send you information on the said new products or services.

Inquiries and complaints

If you need to contact us or if you have any inquiries or complaints (such as limiting the processing of certain information, including the withdrawal of consent), please write to us at:
AXA AFFIN GENERAL INSURANCE BHD
Customer Service Department Ground Floor,
Wisma Boustead,
71 Jalan Raja Chulan,
50200 Kuala Lumpur
Tel : 603-2170 8282 or Fax : 603-2031 7282 or Email : customer.servicedpp@axa.com.my
AXA AFFIN LIFE INSURANCE BHD
8th Floor, Chulan Tower,
3 Jalan Conlay,
50450 Kuala Lumpur
Tel : 1 300 88 1616 or Fax : 603-2117 3698 or Email : customer.care@axa-life.com.my
Your complaint will be managed and resolved through our internal Complaint Procedure.
If there are any inconsistencies between the English and Bahasa Malaysia version of this Personal Data Policy, the English version shall prevail.

Dasar Data Peribadi

Privasi anda penting kepada kami, AXA AFFIN General Insurance Berhad and AXA AFFIN Life Insurance Berhad ("AXA Affin"), dan kami komited sepenuhnya untuk memastikan data peribadi anda di bawah jagaan kami adalah selamat dan terjamin. Perenggan-perenggan berikutnya akan memberi anda pemahaman yang lebih baik mengenai cara kami mengumpul, memproses, menggunakan, menyimpan, menjamin, berusaha untuk mengekalkan ketepatan serta cara anda boleh mengakses data peribadi anda.

Pengumpulan Data Peribadi

Untuk memproses pembelian polisi insurans dan melaksanakan perkhidmatan polisi, anda perlu memberi kami data peribadi yang wajib diberikan seperti nama, nombor kad pengenalan, tarikh lahir, alamat, nombor telefon, maklumat berkaitan dengan kesihatan atau keadaan mental anda, maklumat berkaitan dengan kewangan, keluarga dan bukan keluarga dll. Data peribadi anda direkodkan di dalam borang cadangan dan dokumen-dokumen lain yang berkenaan apabila anda berurusniaga atau apabila anda memerlukan penukaran atau perubahan ke atas maklumat peribadi anda. Data peribadi yang disediakan oleh anda akan dimasukkan ke dalam sistem maklumat kami untuk diproses, disimpan dan untuk pelaksanaan kewajipan kami berkaitan dengan polisi anda.

Pemprosesan dan Penggunaan Data Peribadi

Kami memproses data peribadi anda untuk tujuan-tujuan berikut:
1. untuk pelaksanaan perjanjian-perjanjian di antara AXA AFFIN dan anda;
2. untuk pelaksanaan fungsi-fungsi kami;
3. untuk pelaksanaan proses usaha wajar kami untuk mengendalikan semakan latar belakang untuk menyahkan dan mengesahkan maklumat yang disediakan oleh anda;
4. untuk mematuhi semua undang-undang, kaedah, peraturan, garis panduan dan/atau keperluan undang-undang atau kawal atur yang terpakai, dan juga untuk keperluan kerajaan, agensi penguatkuasaan undang-undang, dan apa-apa pihak berkuasa yang kami tertakluk kepada, atau apa-apa perintah Mahkamah;
5. untuk tujuan litigasi, membela atau membalas sewajarnya kepada tindakan undang-undang sebenar atau berpotensi atau pertanyaan yang melibatkan badan pengatur dan badan bukan pengatur;
6. secara umumnya untuk melindungi hak-hak dan harta tanah kami dan juga untuk memastikan kecekapan teknikal dan perfungsian sistem kami;
7. untuk memantau dan mengesan apa-apa aktiviti penipuan dalam industri insurans;
8. untuk pemasaran (termasuk pemasaran langsung) produk insurans;
9. untuk mengendalikan penyelidikan pasaran, memahami dan menganalisis tingkah laku, lokasi, pilihan dan demografi pelanggan kami agar kami dapat menawarkan kepada anda produk dan perkhidmatan lain dan juga melaksanakan tawaran khas dan program pemasaran yang mungkin relevan kepada pilihan dan profil anda; dan
10. apa-apa tujuan lain yang berkaitan dengan tujuan yang dinyatakan di atas.
Semua data peribadi yang diminta oleh kami adalah wajib kecuali dinyatakan sebaliknya. Sekiranya anda tidak menyediakan kepada kami maklumat yang berkenaan, kami mungkin tidak dapat menyediakan anda dengan perlindungan insurans atau membalas kepada apa-apa tuntutan.

Penzahiran Data Peribadi

Kami mungkin menzahirkan data peribadi anda untuk tujuan-tujuan yang dinyatakan di atas kepada pihak-pihak berikut (termasuk di dalam dan di luar Malaysia):
1. syarikat-syarikat bersekutu dan syarikat-syarikat berkaitan ("Kumpulan AXA");
2. mana-mana ejen, pembekal perkhidmatan, kontraktor atau pihak ketiga yang menyediakan apa-apa perkhidmatan kepada syarikat-syarikat dalam Kumpulan AXA;
3. mana-mana orang yang mempunyai kewajipan kerahsiaan kepada kami; sebagai contoh, juruaudit luar, pengamal perubatan, pemegang amanah, syarikat insurans, dan aktuari;
4. agensi kerajaan, badan pengatur, dan pihak berkuasa lain;
5. rakan-rakan perniagaan dan pakatan strategik kami;
6. pemegang serah hak atau bakal pemegang serah hak, pemeroleh atau bakal pemeroleh dan pengganti hakmilik kami; dan
7. apa-apa pihak lain, yang mana anda telah memberi persetujuan untuk menzahirkan data peribadi anda.

Permintaan untuk Akses dan Pembetulan

Kami mengambil semua langkah-langkah munasabah untuk memastikan bahawa data peribadi yang disediakan oleh anda atau pihak yang dibenarkan oleh anda adalah tepat, lengkap, tidak mengelirukan dan terkini selaras dengan tujuan data peribadi tersebut dikumpul dan diproses selanjutnya.
Sila hubungi kami atau Pegawai Privasi kami di 03-2170 8282 untuk AXA AFFIN GENERAL INSURANCE BHD atau 1 300 88 1616 untuk AXA AFFIN LIFE INSURANCE BHD sekiranya anda ingin mengakses kepada atau membetulkan data peribadi anda yang tidak tepat, tidak lengkap, mengelirukan atau bukan terkini. Anda boleh juga faks atau emel kami dengan menggunakan butiran yang dinyatakan di bawah. Kami akan menggunakan usaha munasabah untuk memenuhi akses dan membuat pembetulan secepat mungkin. Fi mungkin akan dikenakan untuk tujuan ini. Kami mungkin meminta pengesahan mengenai identiti anda sebelum membenarkan akses atau pembetulan tersebut dan apa-apa butiran lain untuk membantu kami menangani permintaan atau kebimbangan anda dengan sewajarnya.

Produk dan Perkhidmatan Baru

Sebagai sebahagian daripada usaha kami untuk mempromosikan kesedaran dan pemahaman lebih mendalam terhadap produk dan perkhidmatan baru kami yang berfaedah kepada anda, kami dari semasa ke semasa akan menghubungi atau menghantar maklumat berkaitan dengan produk dan perkhidmatan baru tersebut kepada anda.

Pertanyaan dan Aduan

Sekiranya anda perlu menghubungi kami atau sekiranya anda mempunyai apa-apa pertanyaan atau aduan (seperti mengehadkan pemprosesan maklumat tertentu, termasuk penarikbalikan persetujuan), sila menulis kepada kami di:
AXA AFFIN GENERAL INSURANCE BHD
Customer Service Department Ground Floor,
Wisma Boustead,
71 Jalan Raja Chulan,
50200 Kuala Lumpur
Tel : 603-2170 8282 atau Faks : 603-2031 7282 atau Emel : customer.servicedpp@axa.com.my

AXA AFFIN LIFE INSURANCE BHD
8th Floor, Chulan Tower,
3 Jalan Conlay,
50450 Kuala Lumpur
Tel : 1 300 88 1616 atau Faks : 603-2117 3698 atau Emel : customer.care@axa-life.com.my
Aduan anda akan diurus dan diselesaikan melalui Prosedur Aduan dalaman kami.